Hinweise zur Mehrwertsteueranpassung 2020

Der Gesetzgeber hat Ende Mai 2020 ein sog. Corona-Steuerhilfegesetz beschlossen. Teil dieser Maßnahmen ist eine befristete Senkung des allgemeinen Mehrwersteuersatzes von 19% auf 16%. Die Änderung tritt am 01.07.2020 in Kraft und gilt bis einschliesslich 31.12.2020.

Für die Abrechnung von Kommunikationskosten mit unseren Call-Accounting- und Hospitality-Produkten bedeutet das Anpassungen an den Grundeinstellungen. Damit das problemlos gelingt, möchten wir Ihnen hier ein paar Tipps für die Umstellung geben.
Dabei beziehen wir uns auf die aktuell freigegebenen Produktversionen (siehe Supportinformationen)

Die Darstellung in den Screenshots kann sich je nach Produkumfang/Lizenzierung am Kundensystem leicht unterscheiden.

Wichtig: aktivieren Sie die Änderungen zeitnah. Bei HospiX-Produkten müssen die Anpassungen zum 30.06.2020 erfolgen! Eine spätere Nachberechnung zurückliegender Buchungen kann - speziell bei HospiX - zu Abrechnungsfehlern führen.

Um die Änderungen einrichten zu können, müssen Sie sich als Programmbenutzer mit Administrationsrechten anmelden. Auf allen Systemen gibt es dafür das Benutzerkonto supervisor.

Über den Menüpunkt "System | Tarifmodelle | Verwaltung" oder alternativ über die Schnellzugriffsleiste links erreichen Sie die Verwaltung der installierten Tarifmodelle. Ändern Sie hier bitte den Mehrwertsteuersatz von 19% auf 16%. Sind mehrere Tarifmodelle installiert, ist diese Änderung für jeden der aufgelisteten Einträge separat vorzunehmen.

Falls einmalige oder wiederkehrende Aufschläge definiert sind, ist auch bei diesen die Anpassung des Steuersatzes erforderlich. Sie finden die Parameter unter dem Menüpunkt "Optionen | Aufschläge"

Besonderheit bei den Aufschlägen:
Aufschläge werden immer zum Zeitpunkt einer Auswertung aktuell ermittelt. Damit gilt hierfür immer der aktuell eingestellte Steuersatz. Sollte eine Auswertung über den Stichtag der Umstellung hinaus gehen, also Daten sowohl vor als auch nach dem 01.07.2020 bzw. 31.12.2020 beinhalten, würden also Teile der Daten mit dem falschen Steuersatz beaufschlagt.

Wir empfehlen, in einem solchen Fall die Auswertung zu splitten und zwischendurch den Steuersatz anzupassen bzw. gleiche Aufschläge mit verschiedenenen Steuersätzen zu definieren und je nach abzurechnendem Datum den jeweils passenden Aufschlag für die Abrechnung zu wählen.

Eine Nachberechnung der Daten (s.o.) wirkt nur auf Gebührendaten, nicht auf Aufschläge!

Für den Fall, dass die Umstellung nicht zeitnah zum 01.07.2020 bzw. 01.01.2021 durchgeführt werden kann, ist eine Nachbrechnung der zurückliegenden Gesprächsdaten möglich. Verwenden Sie dazu die Funktion Nachberechnung über den Menüpunkt "System | Tarifmodelle" bzw. den gleich lautenden Eintrag in der Schnellzugriffsleiste links.
Stellen Sie dort den Steuersatz ein, der für die nachzuberechenenden Gesprächsdaten gilt und grenzen Sie das Datum entprechend ein. Als weitere optionen sollten hierbei aktiv sein:

Tariftabellen: hier ist die Vorgehensweise gleich wie bei den Call-Accounting-Produkten (s.o.). Um Fehlberechnungen zu minimieren sollte die Anpassung am 30.06.20 so spät wie möglich, oder am 01.07.2020 so früh wie möglich erfolgen

Unser Tipp: ändern Sie nur den Steuersatz und reichen Sie die Ersparnis an die Bewohner / Patienten weiter. Um die Bruttopreise wie zuvor beizubehalten, müssten bei allen Tarifmodellen in allen Tarifzonen die Preise manuell angepasst werden. Der Aufwand ist entsprechend hoch.

Zwischenrechnung: Für eine problemlose Umstellung empfehlen wir dringend, am 30.06.2020 für die angemeldeten Gäste bzw. Patienten eine Zwischenrechnung zu erstellen.

Tipp: blenden Sie in der Zimmer-/Patienten-Liste die Spalte "Anreise" bzw. "Anmeldung" ein. Damit behalten Sie bei längeren Belegtlisten den Überblick, für welche Gäste bereits eine Zwischenrechnung erstellt wurde.

Im Programmmodul "Check-In/Check-Out/Rechnung" (HospiX Entry und Open) bzw. "An-/Abmeldung" (HospiX Care) verwenden Sie dazu die Funktion "CheckOut" bzw. "Abmeldung" und wählen im folgenden Dialog die Option "als Zwischenrechnung ausgeben" aus.

Sollte nach dem Druck der Zwischenrechnung der Saldo nicht 0,00 EUR betragen, ist nach der Buchung des Saldos zusätzlich eine Korrekturbuchung notwendig (s. unten)

Nur bei Verwendung von Vorkasse sind die auf der Zwischenrechnung ausgewiesene Saldi - sowohl positiv wie auch negativ - wieder als Einzahlung auszuführen. Geben Sie dazu eine entsprechende Vorkasse ein.
Tipp: in die Spalte "Text" schreiben Sie zur Nachvollziehbarkeit "wegen MwSt" (s. Bild)

Fall eine Korrekturbuchung erforderlich ist (s. oben), führen Sie zusützlich noch eine Vorkasse vom Typ "Gutschrift" durch. Auch hier empfiehlt sich als Bemerkung der Text "wegen MwSt".

Danach kann der Steuersatz angepasst werden. Prüfen Sie dabei auch den Bruttowert.

Aufschäge (nur HospiX Open und Care): auch hier ist prinzipiell gleich vorzugehen wie oben dargestellt

Besonderheit bei den Aufschlägen:

Bei HospiX treten Besonderheiten im Umgang mit Aufschlägen auf, die vom konkreten Produkt, dem Lizenzumfang und der spezifischen Konfiguration des Kundensystemes abhängen.
Wenn Sie sich hier bei der Umstellung der Mehrwertsteuer nicht sicher sind, können wir Sie gerne beraten bzw. bei der Einrichtung (ggf. kostenpflichtig) unterstützen.

Sollten Sie Aufschläge vom Typ "nur, wenn...aktiv" definiert haben, dürfen Sie keinesfalls eine Nachberechnung durchführen!

Grafik: Besonderheiten Aufschlaege bei HospiX

Ansonsten gilt auch hier: Aufschläge werden immer zum Zeitpunkt einer Auswertung aktuell ermittelt. Damit gilt hierfür immer der aktuell eingestellte Steuersatz. Sollte eine Auswertung über den Stichtag der Umstellung hinaus gehen, also Daten sowohl vor als auch nach dem 01.07.2020 bzw. 31.12.2020 beinhalten, würden also Teile der Daten mit dem falschen Steuersatz beaufschlagt.

Preisgruppen: für definierte Preisgruppen ist nichts besonderes zu beachten. Die Definition der Steuer findet direkt bei den Tarifmodellen bzw. Aufschägen statt (s. oben)